Procédure relative à la gestion des inscriptions aux réunions statutaires
et aux autres événements payants organisés par l’Economist Club Luxembourg

I. BUT DE LA GESTION DES INSCRIPTIONS AUX REUNIONS STATUTAIRES ET AUTRES EVENEMENTS PAYANTS

Le but de la présente procédure est
(i) de poser le cadre général des inscriptions aux réunions statutaires-/-événements payants organisés par l’Economist Club Luxembourg (ci-après „ECL“) et
(ii) de mettre en place une procédure à appliquer aux écarts par rapport à ce cadre général, y compris dans le cas des événements payants hors réunions statutaires.

II. PERSONNES EN CHARGE DE LA GESTION DES INSCRIPTIONS

● Le Président du Conseil d’Administration de l’ECL ;
● Le Secrétaire du Conseil d’Administration de l’ECL ;
● Le Trésorier du Conseil d’Administration de l’ECL ;
● Toute personne déléguée de manière ad hoc par une des personnes précitées à la gestion des inscriptions, objet de la présente procédure.

III. MODALITES GENERALES RELATIVES AUX INSCRIPTIONS

1. Toute inscription à une réunion statutaire-/-événement payant doit être effectuée de la manière suivante:
a) envoi d’un courriel à l’adresse électronique suivante: secretariat@economistclub.lu;
b) suivant la procédure prévue à ce sujet sur le site Internet de l’Economist Club: www.economistclub.lu;
2. Le principe retenu est que les invitations envoyées aux membres de l’ECL, annonçant la prochaine réunion statutaire-/-événement payant précisent que les confirmations de participation doivent être réceptionnées trois jours ouvrables au plus tard avant l’événement en question et que la « no show policy » telle que définie ci-après par l’ECL s’appliquera;
3. La gestion des exceptions par rapport au principe précité, dès lors que des inscriptions tardives sont réceptionnées, est faite au mieux (i.e. sur une « best effort basis ») par les personnes en charge des inscriptions;
4. Toute annulation relative à une inscription doit également être envoyée à l’adresse électronique secretariat@economistclub.lu.

IV. INTRODUCTION D’UNE “NO SHOW POLICY”

Différents cas de figure :
(i) les personnes qui se sont inscrites, qui ont payé et qui sont venues aux réunions statutaires-/-événements payants : participation régulière;
(ii) les personnes qui se sont inscrites, ont payé, mais ne pouvaient pas venir aux réunions statutaires-/-événements payants :
● si l’annulation a eu lieu dans les délais prévus, le remboursement pourra avoir lieu ;
● si l’annulation n’a pas eu lieu dans les délais prévus, le remboursement ne pourra pas être garanti;
(iii) les personnes qui se sont inscrites, mais qui n’ont pas payé, ne viennent pas et n’ont pas procédé à l’annulation de leur inscription: il y aura application de la « no show policy »;
(iv) les personnes qui sont venues aux réunions statutaires/événements payants, mais qui n’ont pas payé, seront relancées afin de régulariser leur situation après la réunion statutaire-/-l’événement payant.

V. DEFINITION DE LA “NO SHOW POLICY”

Au sens de la présente procédure, les personnes qui se sont inscrites à une réunion statutaire organisée par l’ECL ou autre événement payant, qui n’ont pas procédé à l’annulation de leur inscription dans le délai prévu et qui ne se sont pas présentées aux dites réunions, sont soumises à la « no show policy », c’est-à-dire qu’elles devront payer a posteriori le montant dû tel que prévu par le formulaire d’inscription aux réunions statutaires-/-événements payants du fait que le remboursement ne pourra pas être garanti.

La mention avec détails concernant la « no show policy » figurera sur l’invitation pour les réunions statutaires-/-événements payants.

Luxembourg, le 3juin 2015

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